효과적인 언론대처 요령

작성 : 서울보호관찰소의정부지소

보호관찰관  손세헌

-  목  차  -

Ⅰ. 서  문	2

Ⅱ. 언론홍보의 이해	2

1. 언론(대중매체)의 이해	2

2. 언론홍보 및 담당자 업무의 이해	4

Ⅲ. 홍보문안 및 보도자료 작성 실무	7

1. 일반 홍보문안의 작성방법	7

2. 보도자료의 작성	10

Ⅳ. 효과적 언론대응 방법	14

1. 일반적 대응방법 개요	14

2. 언론 오보의 대응방법	14

3. 인터뷰 요령	16

□ 별 첨

1. 보도자료 작성 모델(공보관실)	18

2. 보도자료 사례 2부(관찰과)	19

Ⅰ. 서  문

현대사회에서 언론은 가장 중요한 커뮤니케이션 수단으로 자리 잡았다. 따라서 언론홍보는 그 중요도가 한층 더 강조된다.

특히, 긍정적인 언론 보도를 위해 보도자료를 작성하고, 배포하며, 관련 기자들을 섭외하는 능력은 홍보담당자의 필수적 요소라 하겠다.

대중매체가 점점 영향력이 커지면서 이를 통한 기사나 뉴스의 보도는 그 파장 효과가 엄청나게 증가하고 있다.

최근 중요한 정책의 결정이나 각종 선거에 있어서 소신 또는 논리적 근거 보다는 여론에 의해 결정되는 경우를 종종 볼 수 있는데, 공직사회에서는 이러한 시대적 흐름과 홍보활동에 대한 인식이 매우 부족한 실정이다.

본 교재에서는 법무부와 국정홍보처 그리고 민간 기업체들의 홍보자료를 바탕으로 언론 홍보의 중요성 이해, 보도자료 작성 요령 및 대언론 접근 방법 등 실무적인 내용을 중심으로 홍보활동에 대한 이해의 폭을 넓히고 실무에 활용할 수 있도록 정리하였다.

Ⅱ. 언론 홍보의 이해

1. 언론(대중매체)의 특성

다수, 일반인, 무제한 非 그룹화된 불특정 다수의 청중을 대상으로 한 매체를 의미하며, 통상 4대 언론 매체라고 하면, TV, Radio, 신문, 잡지 등을 말하며 최근 들어 케이블 및 인터넷 등이 새롭게 급부상하고 있는 추세이다. 특히, 인터넷은 젊은층을 중심으로 여론을 주도해가며 그 영향력도 막강해 지고 있다.

가. 공중파 TV방송의 특성

보통 공중파 TV라고하면, KBS-1, KBS-2, MBC, SBS(지역민방), EBS 등의 방송을 말하는 것으로, 다음과 같은 특성이 있다.

• 강력한 메시지를 전달할 수 있다

• 광범위한 지역과 대상을 커버할 수 있다

• 4대 매체 중 접촉률이 가장 높다

• 메시지의 파급효과가 높다.

나. 라디오방송의 특성

라디오 방송은 시간과 장소에 제한 없이 메시지가 전달된다는 특징이 있다. 한편, 전달이 신속하며 상황변화에 유리하고, 타 매체와 연동 시 효과가 상승된다. 다만, 메시지의 전달이 순간적이고 청각에만 의존하여 집중도가 떨어진다는 단점이 있다.

다. 신문의 특성

신문 매체는 안정성과 확실성이 높으며, 신뢰성과 설득력이 크다. 보존성과 반복성이 있다.(시간과 장소의 구애가 없음) 또한, 각 지역별 매체별 다양한 메시지가 가능하다. 많고 상세한 양의 정보전달이 가능해 집중도가 높다고 하겠다.

라. 잡지 매체의 특성

잡지 매체는 독자의 세분화가 가능하며, 메시지의 집중이 가능하다. 독자층의 교육정도 및 구매력, 영향력이 높다. 또한, 확독률이 높으며 차분히 읽을 수 있어 설득력이 강하다. 또한, 기사게재에 융통성 발휘가 가능하며 시간적인 제한성이 적다는 특징이 있다.

마. 케이블(CATV) 매체의 특성

케이블 TV는 특정 분야로 특화된 케이블 TV 방송으로, YTN, MBN, YTN, MBN, 영화(캐치원, OCN), 스포츠(한국스포츠TV), 교양(Q채널, 센츄리TV), 오락(현대방송, 제일방송) 등이 이에 해당한다.

이러한 케이블 TV의 특징은 채널별 특성이 있어 특정 부류에 대한 정보제공이 용이하다는 것이다. 또한, 주요 타겟 층이 고소득, 고학력, 전문직인 경우가 많으며, 메시지를 세분화, 계층화, 전문화 할 수 있다.

바. 인터넷

오늘날 전자산업과 통신산업의 급속한 발달로 여론을 주도하는 새로운 강자로 부상한 것이 인터넷이다. 각종 검색 엔진을 통하여 뉴스뿐만 아니라 각종 생활상식 등 정보의 寶庫로 광범위하게 활용되고 있다.

특히 여론 주도층이라 할 수 있는 젊은 세대를 중심으로 급속히 활용되고 있는 인터넷은 정보의 전달이 신속하고 다양할 수 있으면서도 시간적 제약을 적게 받는 등 각종 장점을 두루 갖추고 있다. 특히 정보의 양방향 교류가 가능한 최초의 대충매체라는 장점이 있다. 다만, 일부 정보화 소외계층에게는 무용지물일 수 있으며, 전달 경로가 너무나 광범위하기 때문에  경우에 따라서는 많은 정보에 묻혀 관심을 끌기 어렵다는 단점이 있다.

2. 언론 홍보 및 담당자의 업무 이해

가. 홍보(PR)의 정의

사전적 의미로서의 홍보란 일반에게 널리 정보를 알리는 일이다. 즉, 기업·단체·관공서 등의 조직체가 자신들의 생각·계획·실제 활동 등을 널리 알림으로써 일반의 인식이나 이해 또는 신뢰감을 높이고 민주적인 기초 위에 양자의 관계를 원활히 하려는 의도에서 실시한다.

홍보활동의 수단으로는 신문·라디오·텔레비전·잡지․인터넷 등이 주로 쓰이며 이 밖에 포스터·팜플렛·달력·게시판·박람회·전시회·강연회 등을 통해 이루어진다.

홍보활동은 정보의 진실성이 전제가 되어야 한다. 선전(propaganda)과 비슷하나 선전은 일방적으로 어느 특정 이미지를 형성하며 선동적이고 과장, 거짓이 다분한데 반하여 홍보는 쌍방간의 교류를 통해 서로 영향을 미친다는 점이 서로 다르다. 이러한 의미에서 홍보는 흔히 PR과 같은 뜻으로 쓰인다.

※ PR : 자기의 의사 등을 객체로 하여금 동의․이해․협력․지지․신뢰 등을 확보.유지하려는 공익활동

▣ 실무적 홍보(PR)의 의미

치열한 경쟁사회에서 어떤 조직(단체)이나 개인이 피(P)할 것은 피하고 알릴 것은 최대한으로 알림(R)으로써, 살아남고 더욱 발전하기 위한 가장 적극적․능동적 생존수단

나. 홍보 담당자의 업무

홍보업무를 담당하는 직원은 항상 관내 언론사의 특성과 조직생리, 기관내 업무 상황을 항상 파악하고 있어야 한다. 기관내 주요 이슈(기사거리)가 있을 때에는 기관 업무 전체적 흐름에서 어떻게 이슈화 할 것인지를 먼저 고민하여야 한다. 그리고 시선을 끌 수 있는 보도자료의 작성과 배포, 그리고 보도된 내용의 수집과 보고에도 철저를 기해야 한다. 간혹, 보도자료를 배포만 하고 결과 수집에 소홀한 경우가 있는데, 보도 결과에 대해서는 수집과 분석을 통해 차후 보도자료 편집방향을 가늠할 수 있어야 한다.      또한 언론사 기자들과도 항상 원만한 친분관계를 유지할 수 있도록 노력해야 한다. 그러기 위해서는 다른 직원 보다 더욱 성실한 업무태도가 필요하며, 업무 전반에 대한 폭 넓은 지식을 소유하며 설득력과 표현력을 갖춰야 한다. 티 내지 않는 유머센스 및 조절과 통합의 능력도 겸비하면 좋다.

다. 언론 홍보에 대한 전략적 접근 및 이해

일반적으로 홍보를 실행할 때 하는 가장 기본적으로 실행하는 방법은 보도자료를 만들어 언론에 제공하는 일이다. 여기에서 명심할 일은 보도자료를 만드는 것은 홍보 담당자지만 실제 이를 활용하여 보도하는 것은 언론매체라는 점이다. 따라서 홍보를 얼마나 잘 하느냐는 언론매체의 속성과 생리를 얼마나 잘 알고 잘 활용 하느냐라고 하겠다. 따라서, 홍보효과를 극대화하기 위해 보도자료를 어떻게 하면 잘 만들고 활용할 수 있는 지와 언론매체와의 접촉 시 유의사항 등에 대한 전략적 접근 방법을 살펴보겠다.

1) 독자/ 수요자의 입장에서, 쉽게 풀어서 써라

독자가 알고 싶은 것이 무엇인지를 먼저 생각하고 이를 효과적으로 전달할 수 있는 표현방법을 사용해야 한다. 전달하고자 하는 내용의 핵심을 중․고교생들도 이해할 수 있는 정도로 쉽게 써야 한다. 우리가 흔히 사용하는 용어 중에는 일반인들에게 매우 생소한 전문용어가 많다. 또한 글로 쓰다보면 한자어를 많이 사용하는데 가급적이면 이를 피하는 게 좋다.

2) 핵심을 골라 간단 명료하게 써라

문장은 짧을수록 좋다. 문장은 길어질수록 헷갈리기 마련이다. 올바로 전달하기 어려운 것은 물론 자칫하면 핵심이 흐려지기 쉽다. 짧은 문장은 읽기가 편하고 힘이 있으며 호소력도 크고 전달효과도 확실하다. 자료를 구성할 때에는 가장 중심이 되는 주제(키워드)를 맨 앞에 부각시키고 그 뒤 문장들도 중요도 순서에 따라 배열하는 것이 바람직하다.

3) 매력이 있어야

신문지면 등 매체공간은 제한되어 있는 반면, 보도자료를 내놓는 기관이나 단체는 엄청나게 많다. 매체공간을 조금이라도 더 많이 확보하기 위해서는 그만큼 치열한 경쟁이 불가피하다. 따라서 1차 고객인 기자들의 시선을 끄는 일이 무엇보다 중요하다. 시의에 맞는 자료가 눈길을 끌기 쉽다. 그때 그때 사회적 이슈가 되는 것, 또는 같은 주제라 하더라도 그 이슈와 연관성을 가지고 작성한다면 한결 훌륭한 자료가 될 것이다. 평범한 내용이라도 포장하기에 따라서 중요도가 달라질 수가 있다. 때로는 기사의 포장이 단점을 결정적으로 보완해 주기도 한다.

‘보조자료는 보도자료를 보다 가치 있게 만들어준다. 가능한 한 사진이나 그래픽, 도표, 지도 등 동원할 수 있는 모든 보조자료를 요구하기 전에 제공하는 것이 좋다.

4) 멋이나 품위보다 정확성, 진실

아무리 포장을 잘 했다고 해도 사실을 왜곡하거나 제대로 전달하지 않는다면 소용이 없다. 진실을 정확하게 전달하는 것이 가장 중요하다. 지나치게 미사여구를 사용하다 보면 정확성이 떨어지고 본질을 흐리기 쉽다. 형용사, 부사 등 추상적인 용어는 최대한 절제하고 객관적인 사실만 정확하게 전달해야 한다. 특히 지나치게 과장된 포장이나 표현은 금물이다. 공개할 수 있는 것은 최대한 공개하되, 불필요한 내용으로 쓸데없는 궁금증을 일으키게 해서는 안 된다. 기자들의 괜한 호기심을 자극하면 또 다른 오보의 원인이 되고 더 큰 피해를 입을 수도 있음을 명심할 필요가 있다.

5) 기사는 타이밍

똑같은 기사라도 보도되는 날짜에 따라서 1면 톱도 될 수 있고 1단짜리 기사로 전락할 수 있다. 신문의 경우 통상적으로 토요일은 휴무일이기 때문에 금요일에 토요일자와 월요일자 2일 치 기사를 함께 확보해야 하므로 기사의 절대량이 부족하기 마련이다. 따라서 독자들에게 널리 알릴 보도계획이 있다면 금요일에 보도자료를 제공하면 다른 평일보다 상대적으로 크게 보도되기 쉽다. 특히 기획기사나 정책기사의 경우에는 특히 배포시점을 잘 선택해야 한다. 보다 큰 다른 정책의 발표가 있을 때에는 가급적 피하고, 다른 특별한 사회적 이슈가 없을 때 배포하는 것이 유리하다. 자료는 가급적 시간적 여유를 충분히 두고 배포하는 것이 좋다. 마감시간이 임박해서 자료를 배포할 경우 부실해지기 쉽기 때문이다. 충실하고 비중 있게 다루어지게 하려면 적어도 마감시간 2∼3일 전에 제공하는 것이 좋다.

6) 홍보채널을 다양화하라

흔히 일간지와 방송사만 중시하는 경향이 있다. 잡지는 물론 심지어 각종 정보지나 사보 등도 나름대로 영향력을 행사하는 언론매체도 소홀히 해서는 안 된다. 신문의 사회면뿐만 아니라 동정면, 독자투고란, 전문가 칼럼도 영향력이 크다. 가능한 한 홍보채널을 다양화하고 적극 활용해야 한다. 그런 면에서 요즘 부각되고 있는 인터넷의 활용에 더욱 관심을 가져야 할 필요가 있다.

7) 언론 기자들과 평소에도 친분을 쌓아라.

일이 있을 때만 찾아오는 사람은 반갑지 않다. 언론은 평소에 자연스럽게 자주 접촉하는 것이 좋다. 또한 언론과 관련한 문제가 생겼을 때 상대하는 기자보다 상부 층을 통해 쉽게 기사화하고 문제를 해결할 수 있다는 생각은 버리는 것이 좋다. 직접 담당하는 기자를 제일 우선시하고 충분한 설명을 통해 이해 시켜야 한다. 또한, 유력 매체라고 해서 특별 대우하는 것은 금기해야 할 일이다. 차별대우를 받고 있다는 인상을 주는 것만큼 언짢은 것도 없기 때문이다.

Ⅲ. 홍보문안 및 보도자료 작성 실무

1. 일반 홍보문안의 작성방법

가.먼저 槪要를 작성한다.

어떤 글이든지 글을 통해 표현하고자 하는 바를 명확하게 파악 해야 한다.주장 또는 설명하고자하는 내용, 전달하고자 하는 사실 등을 글 쓰는 사람 스스로가 명확하게 파악하지 않고 있으면, 글도 역시 모호하게 되어 읽는 사람이 혼란을 일으킬 수 있다.

따라서 쓰고자 하는 바가 무엇인지를 먼저 구체적으로 결정해야 한다. 그리고 쓰고자 하는 바, 즉 전달하고자 하는 바가 결정되면 그것을 어떤 순서로 얼마만큼 쓰는 것이 좋은지 개요를 작성해서 검토해보아야 한다.

나.말해주는 것이 아니라 보여준다.

글에서 公衆에게 설명하거나 말해주려고 하지 말고, 공중이 스스로 느끼거나 알 수 있도록 보여주는 것이 효과적이다. 아래에서 <예1>보다는<예2>의 표현들이 더 효과적이라는 것이다.

<예1>

* 보호관찰기관의 숫자가 부족하여 대상자들의 불편이 대단히 크다.

<예2>

* 전국 33개 보호관찰소로는 각 지역에서 생활하는 대상자들이 보호관찰소에 출석하기 위해 원거리를 이동하여야 하기 때문에 불편이 대단히 크다.

다.정확하게 표현한다.

글을 쓸 때 우선적으로 자신이 표현하고자 하는 바를 정확하게 나타내는 것이 중요한데, 간혹 문장의 멋이라든지 품위 등을 중시하다 보면 전달하고자 하는 뜻이 정확하게 표현되지 못하는 수가 있다. 홍보문장의 작성에 있어서는 무엇보다 표현의 정확성에 유의해야 한다.

라. 추상적인 표현을 피하라

평화적 해결, 낙관적 견해, 민주적 절차, 보수적 견해 등과 같이 추상성이 높은 용어는 그 의미하는 바가 너무 넓기 때문에 구체적으로 무엇을 가르키는지 분명하지가 않다. 따라서 가급적 이러한 추상적 표현보다는 아래 例에서 보는 바와 같이 구체적인 표현을 이용하는 것이 정확한 의사전달에 도움이 된다.

<예1>추상적 표현

* 평상시에도 많은 장소에서 사회봉사명령을 집행하고 있다.

<예2>구체적 표현

* 하루 평균 4,000여명에 대해 1,280여개 장소에서 사회봉사명령을 집행하고 있다.

마. 정확한 동의어를 선택하라

문장작성에 관한 참고서에서는 대부분 같은 용어를 반복하지 말고 동의어로 대치하여 사용하라고 권유한다. 그렇게 해야 독자가 덜 지루하다는 것이다. 그러나 독자의 입장에서는 덜 지루할지 몰라도 자칫하면 동의어 선택과정에서 의미가 왜곡될 가능성이 있다.

예컨대 ‘싸우다’, ‘의견 대립을 보였다’, ‘견해 차이를 보이다’가 동일한 의미를 전달한다고 볼 수는 없다. 따라서 동의어를 선택할 때에는 의미의 정확성에 특히 유의해야 할 것이다.

바. 명료하게 작성하라.

독자가 글을 읽었을 때, 그 뜻이 분명하게 파악되어야 한다. 뜻을 파악하지 못해 같은 대목을 여러 번 읽어야만 한다면 잘못 작성된 글이다. 명료하게 글을 작성하기 위해서는 다음과 같은 점에 특히 주의해야 한다.

어법에 맞아야 하고, 문맥이 정확해야 한다; 동사, 주부와 술부의 호응, 시제 등 어법에 맞는 글을 써야 의미 파악이 쉽게 된다.

사. 문장의 길이가 짧아야 한다.

문장의 길이가 짧은 것이 이해에 쉽다. 문장을 짧게 쓴다는 것이 반드시 문장에 포함된 단어 수를 적게 하라는 것은 아니다. 다만 한 문장에 하나의 사실 또는 아이디어만을 표현한 다음 불필요한 단어를 없애면 된다.

아. 문장의 연결이 자연스러워야 한다.

글을 읽는 사람이 자연스럽게 다음 문장의 내용을 받아들일 수 있도록 문장이나 문단이 자연스럽게 연결되어야 한다. 문장 연결에 주로 사용되는 방법으로는 다음과 같은 몇 가지가 있다.

1) 대명사의 사용

* 김○○장관은 정부의 이번 조치가 불가피한 것이었다고 강조하고 있다.     그는 또한 북한의 핵개발에 대해서…

2) 주요 어휘나 아이디어를 반복

* 대학 관계자들은 입시부정을 방지하기 위한 방안으로 기부금 입학제를 도입하자고 주장하고 있다. 기부금 입학제는 지금까지 우리나라에서…

* 아프리카 평화회담이 알제리에서 지난 9일…을 목적으로 개최되었다. 이  평화회담에서는…이 논의될 예정이다.

3) 접속사의 사용

한편, 그러나, 그럼에도 불구하고, 따라서

자. 전문용어의 사용을 가급적 피하라

전문용어를 사용하면 일반 독자들이 이해할 수 없다. 가급적 쉽게 그 개념을 풀어서 설명해야 한다. 불가피하게 전문용어를 사용할 경우에는 용어의 의미를 간략하게 정의하고 나서 사용한다.

차. 형용사나 부사를 많이 사용하지 않는다.

형용사와 부사가 많이 사용되면 문장이 화려한 느낌을 줄지 모르지만 의미는 정확하게 전달되지 않는다.

2. 보도자료의 작성

가. 보도 자료란

보도 자료란 매스컴을 상대로 한 홍보활동의 기본이 되는 문서자료로서, 궁극적으로 수용자인 기자에 대한 설득을 목표로 한다. 취재원이 기자와 언론사의 편의를 위해 정리해 제공하는 기사를 위한 기초 자료이므로, 홍보 주체들이 알리고자 하는 정책이나 사업, 행사의 중요내용을 기자가 이용하기 좋도록 6하 원칙에 따라 정리한 문건이다. 따라서 취재기자는 대부분 보도자료를 토대로 기사를 쓴다.

나. 보도자료의 구성

1) 제목과 부제

2) 게재희망일자, 작성자의 신분 및 연락처

3) 전문(리드)

4) 본문

5) 보조자료

다. 보도자료 작성

1) 일반적 원칙

• 보도자료는 그대로 매체에 게재될 수 있도록 작성되어야 한다.

• 기사작성 방법은 逆피라밋型과 기획기사 작성방법의 두 가지가 있다.

• 逆피라밋型 기사문은 기사내용 전체를 요약한 전문(lead)과 전문의 내용을 풀어서 중요도 순으로 제시한 본문으로 구성된다.

• 정보는 육하원칙에 따라 수집․정리한다.

2) 구성별 문안의 작성

< 제  목 >

- 제목만으로 기사화 여부가 결정될 수 있으므로 선정에 신중을 기한다.

- 기사제목으로 그대로 사용할 수 있도록 핵심적이고 간결한 어휘를 사용한다.

- 자료의 선명성과 관심도 제고를 위해 필요한 경우 부제목을 기재한다.

< 전  문 >

- 핵심적인 사항만을 중심으로 작성하되 박스처리 등 시각적 효과를 제고할 수 있는 방안을 강구한다.

- 전문은 6하 원칙을 기준으로 배포동기가 정확하고 간략하게 표현되어야 한다.

< 본  문 >

- 보도하고자 하는 내용을 기재하되 너무 길어질 경우 보조자료를 제작한다.

- 중요하고 홍보효과가 큰 내용을 앞부분에 두는 두괄식으로 작성(역 피라미드형) 한다.

- “짧고, 쉽게 쓴다”(전체길이를 줄이고 문장을 단순화) 독자는 중학생 수준으로 생각하고 이들이 쉽게 이해할 수 있도록 작성

- 독자 입장에서 관심과 흥미를 느낄 수 있도록 작성한다.

- 한 문장에 하나의 사실(주제)만 포함하도록 한다.

- 문단 연결이 자연스럽게 되도록 한다.

- 略字나 전문용어를 사용할 경우 반드시 원어나 해석을 달아주어야 한다.

- 객관성과 정직성을 견지하고 관련자료에 대해서는 출처를 명시한다.

- 직접 인용을 할 경우에는 상대가 한 말을 그대로 사용한다.

- 정보원(출처)은 정확하게 밝혀야 한다.

- 사람이름, 단체명 다음에는 일반인들이 그 단체나 사람을 알 수 있도록 필요한 사항을 반드시 알려주어야 한다.

- 새로운 용어에 대해서는 반드시 설명을 첨부하여 이해를 도와야 한다.

- 외국의 인명이나 지명은 외국에서 발음되는 대로 표기하고, 괄호에다 영문명 또는 한자명을 병행하여 표기한다.

- 각종 행사관련 수상자 이름을 표기할 때는 한자를 병기한다.

- 부가사실이나 흥밋거리는 필요한 경우 후미에 간결히 기재한다.(후일담, 현장스케치, 각계 반응 등

- 대화나 증언을 인용해 신뢰도를 높일 수 있도록 한다.

< 기  타 >

- 보조자료에는 본문에 언급 못한 각종 통계나 보충설명 등을 기재한다.

- 배포전 오자, 탈자, 숫자, 이름 등을 반드시 재차 확인해야 한다.

- 자료가 2장 이상이면 번호를 표기하여 누락되는 일을 방지해야 한다.

- 자료사진은 사진설명을 반드시 기재해야 한다.

보도자료 작성 10대 핵심

1. 보도자료를 쓰기 전 유사한 기사를 참고하여 6하 원칙에 의거 핵심을 요약     한다

2. 시각적으로 보기 좋고 읽기 쉽게 한 문단은 3-4줄 정도가 적당하고 한 문장     에는 한 가지 주제만 다룬다.

3. 역삼각형 형식(중요한 사항을 앞에 배치하는 것)의 기사체로 쓰되, 가급적     전문용어를 피하고 중학생 수준에 맞추어 쉽게 쓴다.

4. 작성하는 입장보다 기자의 입장에서 쓰고 독자에게 어떤 관계가 있으며 무슨     정보를 주는지 명확히 한다.

5. 사회적 상황에 따라 타이밍을 맞춰 기사의 가치를 높이고 제목과 전문      (리드)을 강하게 어필할 수 있도록 구성한다.

6. 객관적 입장에서 사실을 위주로 쓰고 불필요한 형용사, 부사, 미사여구 등은     배제한다.

7. 사진, 도표, 그래픽 등이 가능한 기사는 필히 첨부한다.

8. 작성일 및 보도희망일(엠바고), 작성자 주소와 전화번호 등 연락처와 홈     페이지 주소 등을 정확히 기재한다.

9. 소리 내어 읽어봐서 어색한 곳을 수정하고, 오자나 잘못된 부분이 없는지 다른     사람에게도 읽어보도록 한다.

10.가급적 많은 기자에게 전달될 수 있는 방법으로 전달하고 주요 언론사의       기자에게는 수신 여부를 반드시 확인한다.

※ 사진 제공 시 유의사항

* 가급적 계절에 맞는 사진을 사용한다.

* 현장성을 살릴 수 있는 동적인 사진이 보다 효과적이다.

* 기사마감 이전에 제공 완료해야 한다.

* 초상권, 명예훼손, 사생활의 침해 등 법률적 문제가 없도록 한다.

라. 보도자료 배포 시기 및 방법

보도자료는 언론에 보도하기 위한 소재이다. 그러므로 구체화되는 시점은 실제로 보도되는 시점이기 때문에 항상 사전배포 원칙을 가지고 작성하는 것이 바람직하다. 언론 보도는 대부분 시기가 결정적인 영향을 미친다.보도내용이 끝난 시점에 정리하고 결재하여 배포하면 기자가 편집하거나 추가취재, 영상촬영(현장취재) 등의 시기를 놓치기 쉽기 때문이다. 사전 배포할 경우 엠바고(어느 시점까지 보도하지 않을 것을 전제)를 기재하고 사진은 촬영 즉시 메일로 송부하면 된다.(디지털 카메라를 활용하면 용이)

배포 방법은 가능한 한 메일을 이용하여 파일째 송부하면 좋다. 기자가 편집하기 용이하고 오탈자․수치자료 오류 등을 방지할 수 있기 때문이다.

Ⅳ. 효과적 언론 대응방법

1. 일반적 대응방법 개요

흔히 언론사에 보도자료를 제공하는 것만이 대 언론 홍보의 모든 것이라 생각할 수 있으나, 제공된 자료가 실제 기사화 되어서 알리고자 하는 독자들에게 전달되었는지가 가장 중요하다. 언론(기자)을 상대할 때에는 그들의 입장에서 항상 생각하는 습관을 가져야 의도하는 바를 실제 언론에 보도될 수 있을 것이다.

▣ 언론(기자)을 상대할 때 주의할 점

* 가치 있는 뉴스거리를 만들어 기자가 관심을 갖도록 하라.

* 기사는 담당자를 통해서 편집된다. 창구를 단일화 하라.

* 기자도 사람이다. 진실되게 응대하라.

* 편애는 금물이다. 공평하게 대하라. 영향력 있는 매체라고 편애하면 得보다    失이 많다.

* 가식적인 포장을 너무 심하게 하지 마라. 기자가 속았다는 생각이 들어서는    않된다.

* 상사를 의식하여 너무 미화하거나 기관 위주의 문장은 피해라

2. 언론 오보의 대응방법

가. 「오보」의 개념

‘오보’라고 하면 ‘잘못된 보도’의 동의어 정도로 생각할 수 있지만 오보의 의미는 매우 광범위하게 사용된다. 일반적으로 허위보도․왜곡보도․과장보도․날조보도․불공정보도․편파보도 등을 총칭해서 사용된다. 그러므로 오보는 보도의 잘못으로 인해 발생하는 책임이 언론사측에 있음을 전제로 하며, 사실에 근거한 진실된 보도를 제외한 모든 보도를 총칭한다.

나. 유 형

오보는 크게 사실과 관련된 「객관적 오보」와 내포하는 의미와 관련된 「주관적 오보」로 구분된다. 즉 날짜․장소․주소 등 객관적 사실을 잘못보도하는 경우는 객관적 오보라 하며, 지나친 강조, 부정확한 표현, 판단착오 등은 주관적 오보라 한다

좀더 구체적으로 구분하면 다음과 같이 5종류가 있다.

① 허위보도 : 사실무근이거나 사실이 확인되지 않은 상태에서 확인된 사실인 것처럼 보도하는 경우

② 부정확보도 : 내용중 일부는 사실이지만 일부에서는 사실과 다른 경우

③ 과장보도 : 사실의 일부를 가지고 과대하게 해석함으로써 사실을 왜곡시킬 우려가 있는 경우

④ 보도미흡 : 사실의 전반적인 면을 보도하지 않고 일부만을 기사화 함으로써 편파적이거나 오해의 여지가 있는 경우

⑤ 인용상 오류 : 정보원이 제공한 잘못된 사실을 확인 없이 그대로 인용하여 보도한 경우

다. 대처방법

잘못된 보도가 발생하면 냉정하게 사실관계 자료나 논리적으로 대처할 수 있는 준비를 해야 한다. 관련업무의 책임자와 기관장에게 보고하여 오보임을 입증할 자료를 치밀하게 준비하여, 우선 기사를 쓴 기자에게 사실관계를 밝히고 납득할 때까지 설명하고 반론을 제기하는 노력을 해야 한다. 해당 기자와 해결되지 않을 때에는 편집자를 직접 상대하여 오보를 시정할 수 있도록 하는 적극적인 대처 방법도 있다.

오보의 정도에 따라서 대처하는 방법도 달라야 함은 당연하다

① 부분적 오보(수치, 객관적 사실) : 잘못된 내용을 정중하게 알려만 주어도 시정되거나 다음부터는 정확한 보도가 가능하다.

② 기사내용은 원만하나 제목이 잘못(악의적)되었을 경우 : 언론보도에 있어서 제목은 기사내용보다 큰 영향을 미칠 수 있다. 따라서 기사의 내용보다 제목이 중시된다. 기사를 쓴 기자나 데스크와 접촉하여 적극적으로 시정을 요구하여야 한다. 필요한 경우 편집 책임자와의 접촉도 시도해 보아야 한다.

③ 기사의 내용은 미흡하나 제목이 긍정적일 경우 : 내용적으로 중요한 문제가 아니면 가급적 대처하지 않는 것이 좋다. 제목만으로 소기의 홍보효과를 거두었는데 사소한 문제로 시비할 경우 손쉽게 제목을 바꿔서 보도방향이 전체적으로 부정적으로 바뀔 수 있다.

④ 내용과 제목 모두 오보일 경우 : 해당 언론사에 적극적으로 오보시정을 요구하면서 타 언론사에 유사한 내용으로 보도되지 않도록 즉각 해명자료를 작성 배포하고, 차후에는 반론보도 요구 또는 독자 투고란에 반론제기 등의 방법도 있다. 심한 경우에는 언론중재위원회에 중재신청하는 방안도 검토해 볼 필요가 있다.

3. 인터뷰 요령

가. 인터뷰 적합성 판단을 위한 기본정보

언론사로부터 인터뷰 요청이 있을 때에는 기획의도 등 인터뷰 요청사항에 대한 신중한 검토를 통해 적합성 여부를 판단하고 대처하여야 한다. 인터뷰 주제 및 내용 전반에 대하여 우리 조직과 공직 전체에 미치는 영향 등을 고려하여 인터뷰에 응할 대상자를 선정하고 예상 질의답변자료 등을 준비해야 한다.

인터뷰의 적합성 판단을 위한 기본정보로는 다음과 같은 것들이 있다.

① 담당 언론사의 특성(성향)과 기본적인 편집방향

② 기사 게재일자 및 게재 예상 위치(순서)

③ 인터뷰 희망일자 및 장소, 인터뷰 요구 대상

④ 인터뷰시 예상되는 질문

④ 기사의 타이틀과 편집방향(기획의도)

⑤ 보호관찰 조직․공직사회 등에 미치는 영향

나. 인터뷰 준비사항

인터뷰에 응하기로 결정된 경우 사전에 충분한 준비작업을 통해 효과적인 성과가 달성될 수 있도록 하여야 한다. 인터뷰 준비사항으로는 다음과 같은 것들이 있다.

① 인터뷰 주제와 맞는 인터뷰 대상자 선정

② 예상되는 질문에 대한 답변자료(Q&A)

③ 예상질문외에 통계 등 보충 답변자료

④ 질문외에 성과 등 인터뷰를 통해 전달하고 싶은 사항에 대한 참고자료

▣ 인터뷰를 거절할 경우

* 거절의사를 확실히 밝히고 납득할 만한 이유를 설명

* 관련자료 제공, 서면 인터뷰 방식 제안, 향후 인터뷰 가능 여부 통보 등     대안 제시

다. 인터뷰 실시 요령

① 사전에 인터뷰 의제 범위, 인터뷰 시간, 현장 방송 또는 녹음 여부 확인

② 적극적인 자세와 진솔하고 솔직한 태도 유지

③ 항상 긴장감을 유지하고 질문의도를 정확하게 파악한 후 답변

④ 결론부터 먼저 말하고 중요한 부분은 간결․명확하게 정리하여 언급

⑤ 통계자료, 유사한 상황이나 일화 등 적절히 인용

⑥ 유도질문을 받은 경우 ‘잘 모른다’며 그냥 지나치지 말고 사실과 다른 부분에 대한 지적 및 수정

⑦ 정확한 답을 모를 때에는 답변하려고 애쓰지 말고 “그 부분은 제가 지금 정확히 알고 있지 못합니다. 담당자에게 확인해서 알려 드리겠습니다”라고 답변

⑧ 정보를 제공할 수 없는 질문을 받았을 때에는 제공할 수 없는 이유를 설명

⑨ 한꺼번에 여러 가지 질문을 할 경우에는 한 가지씩 확인하며 답변

⑩ 인용을 할 때에는 개인의견인지 공식 입장인지를 분명히 밝힘

⑪ 기사화 되지 않을 것을 전제로 하거나 어떤 상황을 가정하여 질문한 경우에는 가급적 얘기하지 않는 것이 바람직(왜곡될 수 있음)

⑫ 지나치게 자기중심적 또는 기관(조직) 편향적 답변이나 상대방을 말로 제압하려는 태도는 지양

⑬ 가능한 한 행정용어, 전문용어, 약어 등의 사용은 피하고 일상적인 용어를 사용